politique de protection des données personnelles
KO-LINE INSTITUTE SL est une organisation qui effectue des activités de traitement de données personnelles, ce qui lui confère une responsabilité importante dans la conception et l'organisation des procédures afin qu'elles soient conformes à la législation en la matière.
Dans l’exercice de ces responsabilités et dans le but d’établir les principes généraux qui doivent régir le traitement des données personnelles au sein de la Société, celle-ci approuve la présente Politique de protection des données personnelles, qu’elle notifie à ses employés et met à la disposition de tous ses groupes d’intérêt.
1. Objectif
La politique de protection des données personnelles est une mesure de Responsabilité proactive qui a pour but d’assurer le respect de la législation applicable en la matière et, à cet égard, le respect du droit à l’honneur et à la vie privée dans le traitement des données personnelles de toutes les personnes liées à la Société.
Conformément aux dispositions de la présente politique de protection des données personnelles, les principes régissant le traitement des données au sein de l'organisation sont établis, et par conséquent, les procédures, les mesures organisationnelles et de sécurité que les personnes concernées par la présente politique s'engagent à mettre en œuvre dans leur domaine de responsabilité.
À cette fin, la direction attribuera des responsabilités au personnel impliqué dans les opérations de traitement des données.
2. Champ d'application
La présente politique de protection des données personnelles s’appliquera à la Société, à ses administrateurs, directeurs et employés, ainsi qu’à toutes les personnes qui y sont liées, y compris les prestataires de services ayant accès aux données (“ Sous-traitants ”).
3. Principes du traitement des données personnelles
De manière générale, la Société se conformera scrupuleusement à la législation sur la protection des données personnelles et devra être en mesure de le démontrer (principe de « responsabilité proactive »), en accordant une attention particulière aux activités de traitement susceptibles de présenter un risque plus important pour les droits des personnes concernées (principe d«» approche fondée sur les risques »).
En ce qui concerne ce qui précède, KO-LINE INSTITUTE SL veillera au respect des principes suivants :
- Légalité, équité, transparence et limitation de la finalité. Le traitement des données doit toujours être communiqué à la partie concernée, par le biais de clauses et autres procédures ; et ne sera considéré comme légitime que s'il existe un consentement au traitement des données (avec une attention particulière à celui donné par les mineurs), ou s'il a une autre légitimation valable et que la finalité de celui-ci est conforme à la réglementation.
- minimisation des données. Les données traitées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités du traitement.
- Précision. Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. À cet égard, les mesures nécessaires seront prises pour garantir que les données personnelles inexactes au regard des finalités du traitement soient effacées ou rectifiées sans délai.
- Limitation de la durée de stockage. Les données seront conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux fins du traitement.
- Intégrité et confidentialité. Les données seront traitées de manière à garantir une sécurité adéquate des données personnelles, notamment la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels, par la mise en œuvre de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.
- Transferts de données. L’achat ou l’acquisition de données personnelles provenant de sources illégitimes est interdit, ou dans les cas où ces données ont été collectées ou transférées en violation de la loi ou lorsque leur origine légitime n’est pas suffisamment garantie.
- Contrats avec des fournisseurs ayant accès aux données. Seuls les fournisseurs offrant des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et de sécurité appropriées pour le traitement des données seront retenus. Un accord formel sera établi avec ces tiers à cet égard.
- Transferts internationaux de données. Tout traitement de données à caractère personnel soumis à la réglementation de l'Union européenne et impliquant un transfert de données en dehors de l'Espace économique européen doit être effectué dans le strict respect des exigences prévues par la législation applicable.
- Droits des personnes concernées. La Société facilitera l’exercice des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité pour les personnes concernées, en établissant à cet effet les procédures internes, et notamment les modèles d’exercice nécessaires et appropriés, qui devront satisfaire au moins aux exigences légales applicables dans chaque cas.
La Société veillera à ce que les principes contenus dans la présente Politique de protection des données personnelles soient pris en compte (i) dans la conception et la mise en œuvre de toutes les procédures de travail, (ii) dans les produits et services offerts, (iii) dans tous les contrats et obligations qu'elle formalise ou assume, et (iv) dans la mise en œuvre de tous les systèmes et plateformes qui permettent l'accès par les employés ou des tiers et/ou la collecte ou le traitement de données personnelles.
4. Engagement des travailleurs
Les employés sont informés de cette politique et reconnaissent que les données personnelles constituent un actif de l'entreprise ; à ce titre, ils y adhèrent et s'engagent à respecter ce qui suit :
- Suivez la formation de sensibilisation à la protection des données mise à votre disposition par l'entreprise.
- Appliquez les mesures de sécurité utilisateur applicables à votre poste, sans préjudice des responsabilités de conception et de mise en œuvre qui pourraient vous être confiées en fonction de votre rôle au sein de KO-LINE INSTITUTE SL.
- Veuillez utiliser les formats établis pour l'exercice des droits par les personnes concernées et en informer immédiatement la société afin que la réponse puisse être effective.
- Informez la Société, dès que vous en avez connaissance, de tout écart par rapport aux dispositions de la présente Politique, notamment en ce qui concerne les “ violations de la sécurité des données personnelles ”, en utilisant le format prévu à cet effet.
5. Contrôle et évaluation
Une vérification, une évaluation et une analyse annuelles seront effectuées, ou en cas de changements significatifs dans le traitement des données, afin de vérifier l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour garantir la sécurité du traitement.